Hưởng ứng Ngày hội Đổi mới sáng tạo quốc gia năm 2026 với chủ đề “Đổi mới sáng tạo - Động lực phát triển của toàn xã hội”, từ thực tiễn công tác quản lý khoa học tại Viện Khảo cổ học, chuyển đổi số đang đặt ra yêu cầu đổi mới phương thức tổ chức, lưu trữ, theo dõi và khai thác hồ sơ khoa học. Trong chiến dịch cao điểm 100 ngày về chuyển đổi số đang được triển khai, những công việc bước đầu như rà soát, chuẩn hóa và số hóa tài liệu đang tạo nền tảng cho quá trình đổi mới công tác quản lý khoa học trong thời gian tới.
Đối với một cơ quan nghiên cứu chuyên ngành như Viện Khảo cổ học, đổi mới sáng tạo không chỉ thể hiện ở những phát hiện mới trong nghiên cứu hay việc ứng dụng các phương pháp, kỹ thuật hiện đại trong khảo cổ học. Đổi mới còn được thể hiện ngay trong cách tổ chức và quản lý hoạt động khoa học, từ xây dựng kế hoạch, theo dõi nhiệm vụ, quản lý hồ sơ, sản phẩm khoa học đến tổng hợp, báo cáo và lưu trữ kết quả nghiên cứu.
Thực tế công tác quản lý khoa học tại Viện Khảo cổ học gắn với khối lượng hồ sơ và tư liệu lớn, được hình thành trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu, khai quật khảo cổ, hội thảo, tọa đàm và các hoạt động khoa học khác. Hồ sơ nhiệm vụ, báo cáo chuyên môn, biên bản, bản vẽ, bản đồ, hình ảnh, ấn phẩm và các sản phẩm khoa học được lưu giữ qua nhiều năm với nhiều hình thức khác nhau. Điều này đặt ra yêu cầu ngày càng rõ về việc sắp xếp, chuẩn hóa và từng bước số hóa để phục vụ công tác quản lý và khai thác hiệu quả hơn.
Trong bối cảnh đó, chiến dịch cao điểm 100 ngày về chuyển đổi số đang được triển khai là cơ hội để rà soát lại phương thức quản lý hồ sơ, dữ liệu khoa học hiện nay. Ở giai đoạn đầu, trọng tâm chưa phải là hình thành ngay một hệ thống dữ liệu số hoàn chỉnh, mà trước hết là rà soát nguồn tài liệu hiện có, xác định những nhóm hồ sơ cần ưu tiên, từng bước số hóa và hình thành thói quen làm việc trên môi trường số.
Đối với công tác quản lý khoa học, quá trình này có ý nghĩa thiết thực. Việc số hóa từng phần hồ sơ giúp giảm dần sự phụ thuộc vào tài liệu giấy, hỗ trợ tìm kiếm và đối chiếu thông tin nhanh hơn, đồng thời góp phần hạn chế nguy cơ thất lạc tài liệu. Quá trình rà soát để số hóa cũng là dịp kiểm tra lại tính đầy đủ, thống nhất và khoa học của hệ thống hồ sơ đang được lưu giữ.
Từ góc độ của cán bộ trực tiếp phụ trách công tác quản lý khoa học, đổi mới sáng tạo trước hết cần bắt đầu từ những thay đổi cụ thể trong quy trình công việc hằng ngày: chuẩn hóa tên gọi và cách lưu trữ hồ sơ; thống nhất biểu mẫu; sắp xếp tài liệu theo từng nhiệm vụ, từng năm; lập danh mục dữ liệu cần số hóa; cập nhật đầy đủ thông tin khi tiếp nhận và quản lý sản phẩm khoa học. Đây là những công việc nền tảng, tạo điều kiện để quản lý khoa học từng bước chuyển sang môi trường số.
Chuyển đổi số cũng đặt ra yêu cầu thay đổi tư duy từ “lưu giữ hồ sơ” sang quản lý và khai thác thông tin khoa học. Một tài liệu được số hóa chỉ thực sự có giá trị khi có thể tìm kiếm, nhận diện và khai thác thuận lợi. Vì vậy, bên cạnh việc chuyển đổi tài liệu sang dạng điện tử, cần từng bước chuẩn hóa các thông tin đi kèm như tên nhiệm vụ, chủ nhiệm, thời gian thực hiện, loại sản phẩm, lĩnh vực nghiên cứu và những dữ liệu liên quan.
Đối với lĩnh vực khảo cổ học, quá trình này cần được thực hiện từng bước bởi nguồn tư liệu có tính đặc thù, đa dạng và có giá trị khoa học lâu dài. Việc xác định thứ tự ưu tiên, bảo đảm tính chính xác của dữ liệu và gắn số hóa với nhu cầu thực tế của công tác quản lý là những yếu tố cần được chú trọng.
Từ những bước đi ban đầu trong chiến dịch 100 ngày, có thể thấy chuyển đổi số trong quản lý khoa học là một quá trình lâu dài, đòi hỏi sự thống nhất về cách làm và thay đổi trong thói quen làm việc của mỗi cán bộ. Hưởng ứng Ngày hội Đổi mới sáng tạo quốc gia năm 2026 cũng là dịp để nhận thức rõ hơn rằng đổi mới sáng tạo có thể bắt đầu từ những việc rất cụ thể: chuẩn hóa một biểu mẫu, sắp xếp khoa học một bộ hồ sơ, số hóa một nhóm tài liệu hay cải tiến một khâu trong quy trình xử lý công việc.
Những thay đổi nhỏ, nếu được thực hiện đồng bộ và thường xuyên, sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý khoa học, tạo tiền đề cho quá trình chuyển đổi số sâu hơn tại Viện Khảo cổ học, qua đó hỗ trợ tốt hơn cho hoạt động nghiên cứu, bảo tồn và phát huy giá trị di sản văn hóa trong giai đoạn mới.